Toestemming fusie ZVV en RKAV Volendam

Toestemming fusie ZVV Volendam en RKAV Volendam

a. Aanleiding voor fusie

Volendam kent een drietal voetbalverenigingen: de betaald voetbalorganisatie (BVO) FC Volendam, de amateurvereniging RKAV Volendam en de amateurzaalvoetbalvereniging ZVV Volendam.

De afgelopen jaren is er een steeds nauwere samenwerking ontstaan tussen de RKAV Volendam en ZVV Volendam. Een deel van het bestuurlijk kader van ZVV Volendam is een aantal jaren geleden overstapt van ZVV Volendam naar RKAV Volendam, waarna in het seizoen 2016-2017 in het kader van de verdere verbetering van de jeugdopleiding de jeugdzaalvoetbalafdeling van ZVV Volendam is overgeheveld naar de RKAV Volendam. Dit vanuit een gezamenlijke filosofie om te komen tot meer en betere (zaal)voetballers. Een filosofie die in lijn ligt met die van FC Volendam en die op 12 juni 2020 heeft geresulteerd in samenwerkingsovereenkomst tussen FC Volendam en RKAV Volendam.

Ook in financieel opzicht zijn er overeenkomsten tussen beide verenigingen. RKAV Volendam en ZVV Volendam hebben vrijwel dezelfde sponsoren. Een integratie van beide verenigingen heeft als voordeel dat de sponsoring verder kan worden geoptimaliseerd. De binnen de ZVV Volendam aanwezige bestuurlijke en voetbaltechnische kennis (met name op het gebied van zaalvoetbal) vormt voor de fusievereniging een meerwaarde.

De dagelijkse besturen van zowel RKAV Volendam als ZVV Volendam hebben aangegeven met een praktische fusie tussen beide verenigingen te kunnen instemmen.

b. Soort fusie

Een fusie tussen ZVV Volendam en de RKAV Volendam wordt een zogenaamde praktische fusie genoemd. In dit geval worden de middelen van ZVV Volendam overgedragen aan de RKAV Volendam, die gewoon blijft voortbestaan. ZVV Volendam houdt als zelfstandige vereniging op te bestaan. Tussen beide verenigingen zijn de volgende afspraken gemaakt:

• De door ZVV Volendam ingebrachte financiële middelen worden afzonderlijk geadministreerd en komen ten goede aan de te nog te vormen zaalvoetbaltak binnen de RKAV Volendam;
• De teams van ZVV Volendam worden overgeheveld naar de RKAV Volendam, waarbij de klasse- indelingen ongewijzigd blijven.

Vanuit de KNVB is een stappenplan opgesteld. Op basis van de praktische fusie dienen door de beide verenigingen de volgende stappen te worden gezet:
1. Mandaat van de algemene ledenvergadering van beide verenigingen om een fusievoorstel voor te bereiden;
2. Uitwerking van een fusievoorstel door een fusiecommissie (waarin de aandachtspunten zoals vermeld in bijlage 1 worden uitgewerkt);
3. Voorleggen van uitgewerkt fusievoorstel aan de leden van beide verenigingen via een buitengewone algemene ledenvergadering (uiterlijk 20 februari 2021).
Daarna dient nog een aantal juridische procedures te worden gevolgd (zoals vermeld in bijlage 1).

Omdat het hier om een praktische fusie betreft is het niet nodig om voor de stappen 1 en 3 een afzonderlijk besluitvormingstraject te starten. Stap 2 wordt thans door een fusiecommissie bestaande uit de voorzitters van ZVV Volendam en RKAV Volendam met ondersteuning van bestuursleden uit beide verenigingen voorbereid en uitgewerkt.

c. Besluitvorming

Aan de algemene ledenvergadering wordt gevraagd:
• in te stemmen met een fusie tussen ZVV Volendam en de RKAV Volendam;

Bijlage 1 Stappenplan fusie tussen 2 of meer voetbalverenigingen

In het kort moeten verder de volgende stappen genomen worden:

• Mandaat van de algemene ledenvergaderingen om een fusievoorstel voor te bereiden

• Nadat mandaat is gekregen wordt een fusiecommissie ingesteld, bestaande uit leden van beide verenigingen, die een fusievoorstel gaan uitwerken waarbij onder meer de volgende punten aandacht te dienen te krijgen:

• Organisatiestructuur, samenstelling bestuur en commissies
• Juridische zaken, zoals naam, clubkleuren, staturen, contracten, jubileumdata, etc.
• Financiën, consolidatie balansen beide verenigingen, begroting
• Accommodatie
• Voetbaltechnische zaken, senioren en junioren
• Sponsoring & public relations
• Vrijwilligersbeleid
• Activiteiten
• Kantine

Belangrijk is, dat de juridische kant van de zaak zo spoedig mogelijk geregeld wordt. Dus de wettelijke bepalingen welke nageleefd moeten worden. De opgave van de elftallen/teams voor het komend seizoen dient in juni aandacht te hebben.

De juridische procedure is als volgt:
• Voorstel tot fusie
• Voorleggen van het voorstel tot fusie aan de leden, via buitengewone algemene ledenvergaderingen, zodat niet de kans bestaat dat achteraf het voorstel gewijzigd wordt.
• Nederlegging van het definitieve voorstel bij de Kamer van Koophandel.
• Tegelijkertijd aankondiging van het voorstel in een landelijk verspreid dagblad.
• In de aankondiging dient te staan dat beide verenigingen voornemens zijn te fuseren en dat het definitieve fusievoorstel ter inzage ligt bij de Kamer van Koophandel en bij de secretarissen van beide verenigingen.
• Nadat de maand van nederlegging is verstreken het fusievoorstel definitief laten bekrachtigen door de algemene ledenvergadering van beide verenigingen, waarna de fusie een feit wordt.
• Binnen zes maanden na nederlegging fusievoorstel akte laten passeren bij de notaris.
• De dag nadat de akte is gepasseerd wordt de fusie van kracht.
• Binnen acht dagen na passeren van de akte de fusie inschrijven in het verenigingen register bij de Kamer van Koophandel.

Het fusievoorstel, dat door alle bestuursleden van de te fuseren verenigingen ondertekend dient te worden, moet tenminste bevatten:
• De rechtsvorm, de naam en plaats van inschrijving (de zetel) van de fuserende verenigingen.
• De statuten van de verdwijnende vereniging(en). Alsmede die van de verkrijgende vereniging en eventueel de akte van oprichting.
• Beslissen wat de “jubileumdatum” moet worden (oudste oprichtingsdatum van één van de verenigingen die gaat fuseren of de nieuwe oprichtingsdatum). Deze jubileumdatum is voor de KNVB bindend voor de rest van het bestaan. Op basis van deze datum bestelt de KNVB cadeaus voor de erkende jubilea vieringen. Erkende jubilea zijn 25-, 40-, 50-, 60-, 75-, 90-, 100-, 125-, 140-jarige jubileum enz.
• De samenstelling van het bestuur van de fusievereniging
• Overige stukken, welke de notaris en de Kamer van Koophandel van belang acht
De statuten (link naar modelstatuten) dienen ter goedkeuring bij de KNVB te worden ingediend. Het is raadzaam de goedkeuring van de KNVB af te wachten voordat ze door de notaris worden vastgelegd.

Het tijdpad voor de fusie zou als volgt kunnen zijn, ervan uitgaande, dat de fusie uiterlijk 1 mei bekrachtigd dient te zijn (genoemde data zijn uiterlijke data, waarop actie dient te geschieden, eerder is uiteraard mogelijk):

• 5 februari Verzending uitnodiging met agenda voor buitengewone algemene ledenvergadering van beide verenigingen

• 20 februari Buitengewone algemene ledenvergadering van beide clubs, waarin het definitieve fusievoorstel wordt besproken (dit kan ook een informatiebijeenkomst zijn, zonder stemmen)

• 1 maart Nederlegging definitief vastgesteld fusievoorstel bij de Kamer van Koophandel, alsmede bij de secretarissen van beide verenigingen en publicatie in landelijk verspreid dagblad

• 20 maart Verzending uitnodiging en agenda voor de algemene ledenvergadering van beide verenigingen, waarin de fusie op basis van het definitieve voorstel bekrachtigd dient te worden

• 10 april Algemene ledenvergadering bij beide verenigingen

• 25 april 2e Algemene ledenvergadering, als bij de 1e vergadering het quorum niet behaald is.

• 30 april Indienen formulier verzoek tot goedkeuring fusie bij de KNVB (voor 1 mei)
Bij het verzoek moeten nieuwe statuten en de notulen van de algemene ledenvergaderingen worden ingediend.

• 17 september Passeren akte bij de notaris

Beter zou zijn als de akte eerder passeert bij de notaris, dus voordat het nieuwe seizoen begint